Christa Weidner & PW bewegen IT-Projekte

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Die perfekte Bedienungsanleitung

In wenigen Tagen geht es endlich los: Die Anwender einer ERP-Einführung werden geschult. Darauf freue ich mich jetzt schon seit 13 Monaten. Die IT-Trainings bilden schließlich fast immer den Anfang der letzten Projektphase, in der ich und mein Team unterstützen.

Und so sind wir nun dabei, die letzten Booklets fertigzustellen. Wir haben eine ganze Serie von insgesamt 19 Booklets geschrieben mit mehr als 1500 Seiten. Diese Projekt zeichnet die Vielzahl an Prozessen und Funktionalität aus, die realisiert wurden. Und so stehe ich selbst immer wieder vor der Herausforderung, die Prozesse, die ich vor 3 Monaten beschrieben habe, erneut durchzuführen. Dabei habe ich natürlich alles längst vergessen. Also nehme ich das Booklet zur Hand und arbeite die von uns erstellte Anleitung Schritt für Schritt durch. Und siehe da: es funktioniert.

Dieses Vorgehen rate ich auch meinen Kunden: Setzen Sie einen völlig ungeübten Anwender an die Anwendung. Geben Sie ihm das Booklet und lassen Sie ihn die Prozesse durchführen. Und sie werden erstaunt sein: Er kann es tun. Er kann die Anwendung bedienen und die Prozesse durchführen. Das nenne ich den Dummy-Test. Und: Das ist das Maximum, das eine IT-Dokumentation erfüllen kann. Mehr geht einfach nicht.

In mehr als 10 Jahren, haben wir, mein Bruder und ich, eine Methode entwickelt, um Benutzerhandbücher zu schreiben, die den Anwender Schritt-für-Schritt durch seine Aufgaben führt. Gleichzeitig haben wir unser Vorgehen so optimiert, dass wir sehr schnell damit sind. Schließlich ist der Zeitpunkt von „Anwendung ist fertig für die Dokumentation“ bis „Dokumentation wird als Schulungsunterlage benötigt“ oft sehr kurz. Damit sind Nutzen und Aufwand in einem wirklich ausgeglichenen Verhältnis. 

Bei den Schulungen, die in wenigen Tagen beginnen, gibt es einen weiteren sehr nützlichen Effekt: Wir konnten aufgrund der erstellten IT-Dokumentatin die Schulungsdauer von 10 auf nur noch 5 Tage reduzieren. Hier kann ich meinem Kunden also schon gleich vorrechnen, was er durch die Booklets spart.

Ihre Christa Weidner

PS: Weitere Informationen zur IT-Dokumentation finden Sie hier.